Quand on pense à une ville, on pense aux rues, aux parcs, aux services. On pense moins souvent aux outils qui permettent aux équipes municipales de travailler ensemble, de s’informer et de rester connectées. Pourtant, ces outils jouent un rôle bien réel dans le quotidien de centaines de personnes.

À la Ville de Saguenay, l’intranet fait partie de ces espaces discrets, mais essentiels. Pendant des années, il a accompagné les équipes : on y déposait des documents, on y partageait de l’information, on s’y référait au besoin. Comme l’organisation a évolué, les façons de travailler aussi. Le moment était venu de faire évoluer cet outil, tout en respectant le chemin parcouru.

Une évolution dans la continuité

Le projet du nouvel intranet n’est pas né d’un désir de tout changer, mais plutôt d’une volonté simple : s’adapter à la réalité d’aujourd’hui. Les équipes sont plus mobiles, les communications se veulent plus humaines, et l’information doit être plus facile à trouver.

Il s’agissait donc de moderniser un outil déjà bien ancré, de le rendre plus intuitif, plus vivant, et surtout, plus proche des gens qui l’utilisent au quotidien. Une évolution naturelle, pensée pour aujourd’hui… et pour demain.

Un projet profondément collectif

Derrière ce nouvel intranet, il n’y a pas qu’une plateforme : il y a surtout des personnes. Des collègues du Service des communications, du Service des ressources informationnelles et du Service des ressources humaines, qui ont travaillé ensemble, chacun avec son expertise, dans un esprit de collaboration constant. Le projet a aussi été mené de concert avec un fournisseur externe, une collaboration appréciée qui a soutenu l’équipe tout au long du déploiement.

Le projet s’est aussi construit dans l’écoute. Dès 2021, les services de la Ville ont été consultés afin d’exprimer leurs besoins. En 2024, plusieurs ont été recontactés pour valider, ajuster et s’assurer que la plateforme reflète toujours la réalité du terrain. Cette démarche s’inscrit également dans la volonté de mieux répondre à certains besoins exprimés par les employés au cours des dernières années, notamment en matière de communication interne. Elle a permis de créer un outil qui ressemble à l’organisation, parce qu’il a été pensé avec elle.

Ce travail d’équipe s’est fait dans un contexte bien réel : des échéanciers serrés, beaucoup de contenu à revoir, à déplacer, à clarifier. De part et d’autre, le travail d’équipe a été fortement apprécié : on a avancé ensemble, avec écoute et confiance, pour livrer un intranet à l’image de l’organisation.

Un intranet plus humain, à l’image des équipes

L’un des grands souhaits derrière ce projet était de rendre les communications internes plus humaines. Un besoin d’ailleurs largement partagé par les équipes, qui souhaitent être mieux informées et plus connectées entre elles. Le nouvel intranet accorde ainsi une place importante aux actualités : non seulement pour transmettre des informations organisationnelles, mais aussi pour mettre en valeur ce qui se passe sur le terrain.

Projets, initiatives, bons coups, idées inspirantes : l’intranet devient un espace où l’on peut raconter la vie de l’organisation, faire rayonner les équipes et souligner le travail souvent fait dans l’ombre. L’objectif n’est pas de multiplier les messages, mais de créer un lieu commun, vivant et rassembleur.

Un espace pensé pour tous les profils

Le nouvel intranet a été conçu pour être accessible à l’ensemble du personnel, peu importe le rôle ou le lieu de travail. Que l’on travaille dans un bureau ou principalement sur le terrain, l’information est désormais plus facile à consulter, au moment où on en a besoin.

L’intranet devient ainsi un point de repère naturel : un endroit où l’on peut trouver des réponses, des documents, des contacts, ou simplement rester informé de ce qui se passe ailleurs dans l’organisation.

Un outil appelé à évoluer

Le lancement du nouvel intranet marque une étape importante, mais certainement pas une fin en soi. Comme toute organisation vivante, la Ville de Saguenay continuera de faire évoluer cet espace au fil du temps, en fonction des besoins, des idées et des usages.

Les équipes sont d’ailleurs invitées à s’approprier la plateforme, à l’utiliser au quotidien et à contribuer à la faire vivre. C’est dans cet esprit que l’intranet pourra continuer de grandir : collectivement.

Merci aux équipes derrière le projet

La Ville de Saguenay tient à souligner le travail des équipes des communications, des ressources informationnelles et des ressources humaines, ainsi que celui de toutes les personnes, dans les différents services, qui ont partagé leurs besoins, leurs commentaires et leur expertise tout au long du projet.

Ce nouvel intranet est le fruit d’un véritable travail d’équipe. Les photos qui accompagnent cet article en témoignent : derrière l’écran, il y a des visages, des échanges et beaucoup d’engagement.